Gestione documentale online: cosa significa e vantaggi

La gestione documentale online è una pratica che si sta facendo sempre più largo all'interno delle aziende pubbliche e private, grazie alla diffusione crescente di Internet nel nostro Paese. Si tratta di un'attività che, nel corso degli ultimi anni, è andata via via a prendere il posto della semplice gestione documentale, la quale prevedeva (e prevede ancora oggi in diverse realtà del territorio italiano) un dispendio di energie e un consumo di carta nettamente maggiore rispetto a quello che potremmo definire come nuovo paradigma per la gestione e l'archivio dei documenti prodotti da una specifica azienda, indipendentemente sia essa pubblica o privata. In questo nostro approfondimento odierno ci concentreremo dunque sul tema della gestione documentale online, grazie ai suggerimenti di Savino Solution, per spiegare ai lettori prima di tutto cosa significa ed elencando in seguito tutta una serie di vantaggi ad essa collegata. Iniziamo subito.

Cos'è la gestione documentale online

La gestione documentale online consente di gestire e archiviare i documenti dematerializzati e digitali, basandosi sull'utilizzo di un software e un sistema informatico. Come è facile intuire, nel campo della memorizzazione, gestione e archiviazione dei documenti di un'azienda si tratta di una vera e propria rivoluzione rispetto a quello che accadeva soltanto pochi anni fa, quando le scrivanie degli uffici erano invase dalla carta. L'online non va soltanto a eliminare la carta, ma favorisce allo stesso tempo una procedura di archiviazione molto più semplice e rapida, così come agevola anche il processo di consultazione. A tal proposito, bisogna sottolineare che esistono due tipologie di gestione documentale: in Cloud e in house. Nei prossimi due paragrafi spiegheremo in maniera dettagliata i pro e i contro di ciascuna.

Gestione documentale in Cloud

La gestione documentale in Cloud si basa sulla memorizzazione e archiviazione dei documenti all'interno di un server Internet esterno, anziché sul PC o su un server interno, come invece avviene normalmente con la gestione documentale online. Attraverso dunque questa tipologia di gestione, i colleghi di lavoro hanno la possibilità di condividere le loro conoscenze, al fine di perseguire una collaborazione più efficace. Quando si parla di gestione documentale in Cloud bisogna poi rimarcare il concetto di localizzazione del servizio, con i dipendenti che non sono direttamente coinvolti con l'hardware o il sistema operativo usati per gestire e archiviare i documenti. Di conseguenza, ognuno potrà collegarsi via Internet all'archivio, condividendo con gli altri colleghi atti, file e documenti senza doverli chiedere agli altri.

Gestione documentale in house

Al contrario, la gestione documentale in house necessita dell'installazione di sistemi all'interno dei locali stessi dove operano i dipendenti dell'azienda, con quest'ultima che può dunque avere un controllo totale non soltanto sui dati ma anche sugli aggiornamenti e i backup. L'accesso alle informazioni e ai dati riservati contenuti nei documenti resterà prerogativa esclusiva dell'azienda, una componente questa fondamentale per chiunque lavori con i dati sensibili.

Vantaggi della gestione documentale online

Chiudiamo il nostro approfondimento sulla gestione documentale online presentando tutti i suoi vantaggi. Se prendiamo come punto di riferimento la soluzione Cloud, tra i benefici si annoverano il backup dei dati in automatico, uno spazio di archiviazione molto ampio, una condivisione semplice e istantanea dei documenti, la protezione dei dati tramite l'utilizzo di credenziali, il rispetto della normativa del CAD, lo scambio dei documenti tra fornitori e clienti, l'impossibilità di alterare i documenti con una protezione garantita dalle tecnologie IT, e infine l'addio all'utilizzo della carta.

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