Smart working: quali strumenti utilizzare?

Lo smart working esiste ormai da anni, ma è in questo periodo, con l’esplosione del coronavirus, che è ufficialmente decollato. Stiamo parlando ovviamente di una necessità piuttosto che di un’occasione, nonostante questo però ad oggi sono tanti i lavoratori che si sono accostati a questo mondo.

Andremo ora a trattare i tool e gli strumenti utili che ci consentono di lavorare dalla scrivania della nostra casa.

 

Connettività

Per prima cosa ovviamente è necessaria una connessione internet che possa mettere i vari dipendenti in collegamento tra loro e con il datore di lavoro.

La situazione in Italia non è omogenea e non tutti possono vantare di una fibra fino alla cabina o addirittura fino al proprio domicilio. Per tutti coloro che invece non possono godere di un collegamento ad internet, devono affidarsi alla rete del proprio cellulare e per questo motivo le diverse compagnie telefoniche stanno venendo incontro ai loro clienti offrendo un aumento sul traffico mensile di dati.

Ovviamente per fare una buona conferenza è necessario avere una connessione stabile, possibilmente collegando il proprio computer direttamente al modem attraverso il cavo LAN. Si consiglia inoltre di evitare che altre persone utilizzino la connessione (per giochi o streaming) durante la videoconferenza.

 

Spazio dedicato

Si consiglia di allestire uno spazio dedicato allo svolgimento dello smart working, adatto a quello che dobbiamo fare (illuminato e con una comoda scrivania) in modo tale che questo diventi il nostro luogo di lavoro. Stabilire una vera è propria routine (fissando le eventuali interruzioni) è importante quanto definire un luogo di studio, entrambe le cose aiuteranno ad evitare distrazioni e mantenersi concentrato sul lavoro, nonostante si stia nella propria casa. La postazione deve inoltre essere allestita con un computer, anche se a volte è sufficiente un buon tablet, un microfono (possibilmente di buona qualità) e una webcam.

 

Software consigliati

Le strutture lavorative che ottengono il massimo dal telelavoro sono in genere quelle che sfruttano i moderni sviluppi tecnologici per mantenere produttivi e connessi.

 

ezTalks

Uno dei principali software di telelavoro nel settore al momento è ezTalks Meetings. La soluzione offre molti vantaggi gratuiti. È una di quelle piattaforme che offre un’esperienza user-friendly e funzioni di facile utilizzo, consentendo riunioni virtuali e conferenze.

EzTalks Meetings è un software ricco di funzionalità. Lo strumento dispone anche della funzione di registrazione delle riunioni online, attraverso la quale è possibile salvare un’intera riunione o una sessione parziale a scopo di formazione o uso futuro.

 

TeamViewer

Ti consente di accedere al computer di un’altra persona da remoto. Tiene d’occhio l’avanzamento di un singolo dipendente e ti consente di accedere in remoto alle applicazioni e ai file dei dipendenti. Il software funziona su tutte le principali piattaforme mobili e desktop.

 

Skype e Hangout Meeting

Al momento, Skype è una delle soluzioni più popolari e predefinite per gestire i lavoratori virtuali nelle grandi organizzazioni. Il prodotto ha una serie di eccezionali funzionalità, tra cui l’opzione di condivisione dello schermo disponibile sul pacchetto di abbonamento premium. Con Skype puoi connetterti per parlare con i tuoi colleghi, fare video-conferenze, informare il datore di lavoro sugli eventuali progressi ecc.

Hangout Meeting invece permette di organizzare delle riunioni e della chiamate direttamente da Google Calendar e questo ti permetterà di partecipare senza alcuna iscrizione.

Si tratta di una potente piattaforma di comunicazione: tu e il tuo team potete effettuare chat video, audio ogni volta che ne avete bisogno. Sarai in grado di:

  • mandare i messaggi ai tuoi colleghi;
  • condurre chiamate video e vocali gratuite;
  • prendere parte alle conversazioni con una persona o un intero gruppo, anche offline.
  • Puoi anche partecipare a chat di gruppo con un massimo di 150 persone e videochiamate di gruppo con un massimo di 10 persone.

 

Slack

Slack è un altro ottimo software di telelavoro e app di messaggistica istantanea che viene utilizzato in molte organizzazioni per la ricerca e la costruzione di team e aziende. Oltre a scambiare messaggi, questo software permette di collegarsi direttamente alle app di task-management come Trello (che invia un messaggio al canale di riferimento).

 

Gestire la propria giornata lavorativa

Il tempo è una risorsa preziosa: non puoi smettere di usarlo e non puoi trovarne altro, ma ti serve per fare assolutamente tutto. Dalla pianificazione delle riunioni all’adempimento degli ordini. Il tempo è dietro ogni aspetto della gestione di un’azienda e non puoi permetterti di gestirlo male. La gestione del tempo inefficace può assumere molte forme. Ecco perciò alcune applicazione di gestione del tempo.

 

Clockify

Clockify è lo strumento ideale per migliorare la tua gestione del tempo: questo tracker del tempo ti aiuta a tenere traccia delle ore di lavoro, sarai anche in grado di valutare se passi sempre il tuo tempo al lavoro in attività produttive o meno.

Esistono due modalità:

  • Modalità timer : avvia il timer una volta che inizi a lavorare su un’attività e fermalo non appena hai finito.
  • Modalità manuale: inserisci il tempo che hai trascorso lavorando su un’attività manualmente. In alternativa, puoi inserire l’ora nella Scheda attività.

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